Las fichas de costo de Odepa son elaboradas a partir de entrevistas a diversos agricultores, los que, de acuerdo a su tamaño y contexto tecnológico, son clasificados como productores de tecnología baja, media o alta. Casi la totalidad de las fichas de costo de Odepa se enfocan en productores de tecnología media, los cuales en general carecen de un sistema de registro de contabilidad interna de su actividad. Las regiones abarcadas van desde Coquimbo hasta La Araucanía, en las cuales se prioriza aquel cultivo que sea representativo de la zona.
Las información para cada cultivo se enfoca en productores que, de acuerdo al criterio del profesional de Odepa, representan la realidad promedio para cada nivel tecnológico, es decir, es un “estudio de caso”. Los rendimientos utilizados corresponden a los rendimientos promedio para cada nivel tecnológico. El precio corresponde al precio promedio pagado a productor en su predio en la temporada recién pasada. El costo de la jornada hombre, para cada región, es obtenida de acuerdo al promedio pagado por los productores en la zona. En los casos en que las labores son pagadas a trato, se representa en las unidades transadas, por ejemplo, $/caja cosechada.
Las fichas de costo incluyen además un componente financiero, que corresponde al costo de financiar las labores e insumos del cultivo mediante un crédito con una duración promedio y una tasa de interés similar a la que cobran las casas distribuidoras de insumos.
Los costos indirectos, como los gastos de administración de los predios, arriendo de la tierra, contribuciones, entre otros, no se incluyen en los análisis, ya que éstos podrían variar considerablemente entre un productor y otro, debido a la eficiencia en el manejo. Sin embargo, estos ítems se encuentran incluidos en las fichas de simulación (en Excel) para que los productores los puedan incluir.
La ficha contiene un análisis de sensibilidad de las variables precio y rendimiento, entregando nueve escenarios distintos. Lo anterior, para facilitar la lectura al productor cuando tenga otro rendimiento y precio que el promedio entregado por la ficha. También se entrega el costo unitario para distintos rendimientos de producción, de manera de saber, en forma rápida, cuál es el precio mínimo al que se debe vender para recuperar al menos los costos totales.